CIO dan Information Technology Masterplan

Saat ini, penggunaan Teknologi Informasi di perusahaan semakin meningkat tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Bahkan, pada beberapa sektor industri, ketergantungan terhadap Teknologi Informasi sudah sangat besar seperti pada sektor perbankan dan keuangan. Namun demikian, perusahaan juga tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi.IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan.
Kebutuhan akan sistem informasi dalam suatu perusahaan menjadikan sistem informasi menjadi sumber daya penting. Peningkatan ini tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan menjadikan keputusan menjadi semakin jelas.
IT Master Plan  adalah suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan , yang dengan baik bisa menterjemahkan keinginan baik dari manajemen (System Owner), pengguna (System User) maupun perubahan-perubahan yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan Teknologi Informasi yang sangat cepat (short life-cycle), betapa sulitnya menyesuaikan terhadap kebutuhan perusahaan tanpa adanya Master Plan.
Perusahaan tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan semacam blue print yang sering disebut sebagai IT Master Plan sebagai dasar perusahaan dalam melakukan implementasi Teknologi Informasi. IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi di Perusahaan. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang diperlukan perusahaan. Yang perlu menjadi catatan penting adalah bahwa IT Master Plan merupakan turunan dari Business Plan perusahaan. Teknologi informasi diimplementasikan sebagai tool untuk membantu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Karena itu, tanpa ada visi dan misi yang jelas dari perusahaan, IT Master Plan juga tidak bisa dibangun.

Banyak manfaat yang bisa diambil dalam pemanfaatan Master Plan. Diantaranya adalah:

1. IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi.

2. Mengurangi beberapa resiko yang timbul dari implentasi teknologi informasi.

3. IT Master Plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu perusahaan.

Dalam pembuatan IT Master Plan harus mengacu pada Business Plan perusahaan, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami visi-misi perusahaan, target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Dari situ kita bisa melakukan breakdown secara lebih detil kebutuhan informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan. Dari berbagai kebutuhan informasi bisnis inilah yang kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasikan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kebutuhan sistem dan teknologi informasi ini pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) . Dalam proses ini juga menjabarkan bagaimana perusahaan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, personel, maupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasikan.

IT Master Plan yang baik berisi:

1. Penjabaran strategi organisasi kedalam tujuan-tujuan operasional yang yang harus dicapai organisasi.

2. Rumusan ukuran-ukuran dan target-target kinerja organisasi sebagai indicator keberhasilan penerapan TI organisasi

3. Arsitektur bisnis berupa gambaran konsep operasi proses-proses bisnis utama organisasi yang didukung oleh kemampuan TI organisasi

4. Arsitektur system informasi berupa portfolio informasi serta system aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung administrasi dan pengambilan keputusan dalam proses-proses bisnis organisasi.

5. Arsitektur teknologi berupa gambaran konfigurasi infrastruktur TI untuk menjalankan system-sistem aplikasi yang dibutuhkan

6. Struktur dan kelengkapan organisasi pengelolaan TI untuk menjamin kualitas layanan atau kinerja TI bagi penggunanya dan mengelola resiko pemanfaatan TI organisasi

7. Portfolio kegiatan atau proyek-proye pengembangan TI beserta strategi pelaksanaannya, alokasi anggarannya, penjadwalannya dan indicator keberhasilannya dari perspektif bisnis.

Ciri-ciri Rencana strategi TI yang efektif :

1. Relevant, ada kaitan dengan kebutuhhan para pemangku kepentingan

2. Efisien, efisien dengan ruang lingkup yang terfokus pada tema tertentu

3. Traceable, dengan ukuran kinerja yang berpangkal dari kebutuhan dan tujuan bisnis

4. Mendokumentasikan semua asumsi dan alas an justifikasi yang digunakan

5. Dapat digunakan sebagai ladasan tata kelola (pengambilan keputusan dan pengawasan)

6. Dikomunikasikan secara luas

7. Memiliki dampak langsug pada pencapaian tujuan unit-unti organisasi beserta personilnya

8. Disusun dan diperbaharui sebagai proses yang berkesinambungan, bukan proyek.

9. Merupakan dokumen hidup dengan peninjauan ulang dan penyesusaian secara periodic

10. Memiliki alur cerita (benang merah) yang jelas

11. Cukup ambisius (tetapi realistis) dalam penetapan target.

Lima langkah utama dalam merumuskan IT Masterplan:

1. Penjabaran strategi bisnis organisasi untuk diturunkan menjadi rumusan strategi TI organisasi.

2. Pendataan dan evaluasi (assessment) arsitektur TI organisasi saat ini. Ini meliputi portofolio layanan TI yang ada, konfigurasi perangkat lunak dank eras yang dimiliki, kelengkapan organisasi pengelola TI, dsb.

3. Perancangan arsitektur TI organisasi kedepan (target) dalam rangka menunjang strategi bisnis organisasi.

4. Analisis kesenjangan (gap) antara arsitektur TI target dengan arsitektur TI saat ini. Hasil analisis ini adalah portofolio inisiatif kegiatan (program kerja) atau proyek pengembangan TI yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu yang direncanakan.

5. Perumusan strategi pelaksanaan (implementation) proyek-proyek TI dalam portofolio. Ini mencakup pentahapan dan prioritas berdasarkan pertimbagan nilai kemanfaatan, resiko, dan ketersediaan sumber daya pelaksanaan terutama anggaran dan sdm.

Peran CIO dalam IT Masterplan

CIO berperan sebagai pemandu proses penyusunan IT masterplan. Dengan kewenangan yang dimilikinya, seorang CIO dapat memastikan komitmen staf, baik dalam divisi TI maupun diuar TI, untuk mendukung proses penyusunan IT Masterplan. Dengan wawasan dualistic yang dimilikinya, yaitu dari sisi bisnis dan sisi TI, seorang CIO memiliki kapasitas untuk menjembatani komunikasi antara bisnis dan TI yang dituntut dalam penyusunan IT Masterplan.